Как я планирую и веду дела?

С 2008 года, как стал заниматься интернет деятельность постоянно тестил различные таск менеджеры в поисках удобного для меня. Наверное нет такого менеджера задач, который бы я не испробовал.

Главное удобство для меня:

• Самое важное — это календарь, чтобы можно было тыкнуть на определенный день и там увидеть весь список задач.
• Подзадачи — создание многоуровневых проектов и задач.
• Синхра с телефоном.
• Кросс-платформенность — не так давно купил Mac, но до сих пор пользуюсь и работаю на стационарном компе под Windows 10.
• Цвета и метки, чтобы можно было видеть все наглядно и задавать контекст задаче по важности или действию.

Странно, но почему то именно только у российских разработчиков есть внутри системы календарь. Это LeaderTask и Хаос Контроль.

LeaderTask я пользуюсь уже где-то 1,5 года. Недавно я хотел его сменить и найти аналог, потому что у них еще не было версии для Mac (сейчас она появилась и находится в бете тестировании). Но ничего аналогичного и такого удобного, как LeaderTask я просто не нашел.

Единственный конкурент — Хаос Контроль, намного отстает от LeaderTask. Нет подзадач, нельзя задачи перетаскивать на день в календаре, нельзя копировать задачи в текстовый файл, нельзя выделять их цветом и многие другие удобные фишечки, которые упрощают ведение дел.

Так же пробовал совмещать Wunderlist+Google Calendar и Todosit+Google Calendar но это ад какой-то, вести дела в двух сервисах. Управление задачами и целями должно строится в одном месте.

В общем LeaderTask на сегодняшний день для меня является идеальным менеджером задач. В нём можно реализовать абсолютно любую систему или даже придумать свою.

Вот как выглядит программа (взял с сайта разработчика):

На первый взгляд кажется что это комбайн и все здесь сложно, но на деле наоборот все просто и логично продумано.

Итак, как лично я веду дела. За 1.5 года я выработал такую вот систему.

Цели

Все начинается с целей. Прописываю цели на год, на месяц, на неделю, отвечая на главные вопросы:

Какой шаг к своей цели я готов сделать в этом периоде?
Чем важна для меня эта цель?
Что готов я сделать, чтобы прожить период так, чтобы мне было хорошо?

Стараюсь писать только главное — одна важная цель и 3-5 дополнительных.

Тут есть даже такая удобная мелочь, как номер недели рядом с календарем. Вообще планировать и вести статистику проектов по неделям — это очень удобно. Потому что в неделе всегда 7 дней. Все видно наглядно, как растут проекты, какие дела ты сделал за неделю и т.д.

Завершенную неделю я переношу в проекты «завершенные цели». И к этой неделе пишу свои мысли, почему это сделал, почему решил что надо было сделать так и т.д. в общем все что приходит в голову, так сказать провожу анализ периода отвечая на главные вопросы:

Что я сделал за неделю, что продвинуло меня к моей цели?
Чему я научился за эту неделю?
Каким вкладом в будущее может послужить эта неделя?

Благо LeaderTask  это позволяет, к каждой задаче можно писать описание, добавлять файлы.

Аналогичным способом переношу завершенные месяцы и года. У нас получается папка, где мы видим всю свою работу по неделям, месяцам, годам и всегда можем вернуться и вспомнить, что же мы делали в тот или иной промежуток времени.

В цели заглядываю ежедневно с утреца, чтобы воодушевляться 🙂 Так же корректирую их по необходимости, меняется виденье и приоритеты — это нормально, так и должно быть.

Работа с проектами

Все новые задачи или идеи попадают во входящие. А потом уже, если они не срочные и не привязаны к дате, то распределяются по проектам.

В конце каждой недели, я просматриваю все проекты и составляю цели на новую неделю. Потом исходя из недельных целей, копирую их на определенные даты в дни недели. Убираю задачу из проекта и ставлю на определенную дату, так чтобы эта задача уже не была привязана к проекту, а была привязана только к определенной неделе и дню.

Таким способом у нас получаются всегда актуальные задачи по проектам. В проектах нет ничего лишнего — завершенных задач или привязанных задач к дате. Все задачи на неделю у нас уже распределены в целях и по дням недели в календаре без привязки к проектам.

В день одна главная задача и 2-3 дополнительных.

Самое удобное то что задачи легко перетаскиваются на любой день в календаре, и так же легко копируются горячими клавишами.

Получаются по каждому дню, вот такой список дел:

Если задача относится к проекту, то пишу после @ название проекта. Чтобы потом, если вдруг понадобится, легко было найти завершенные или актуальные дела через поиск.

Каждая задача имеет цвет исходя из типа задачи. Так сразу видно что день сбалансирован. Уделил дела спорту, своим проектам, блогу, а так же клиентам.

Некоторые дела повторяются изо дня в день, например почта, планы на день. Это тоже все легко настраивается. Так же можно ставить напоминания.

Некоторые дела имеют метки:

Цифры 1, 2, 3 — это важность дел. 1 самое главное на день, 2 — менее важное, 3 — не очень важное.

Лягушка — мелкие дела, не требуют много времени. Но стараюсь такие дела делать сразу, если они занимают 5-10 минут, чтобы не записывать их в задачи, а то утону в микроменеджменте, что не очень хорошо для эффективности.

Метка «контроль» и «делегировано» — это если кому то делегировал задачу или надо её контролировать выполнение постоянно.

«Звонок» и «ехать или идти», понятно что тут надо позвонить куда то, а так же выполнить задачу по пути.

Метка «важно» — отмечаю в проектах дела, которые надо будет обязательно распределить на следующую неделю в первую очередь.

Дела имеют разные чекбоксы. Задачи можно превращать в заметки или отмечать, как отмененные или над которыми идет работа и т.д.

Это тоже очень удобно, анализируешь ты такой день, неделю, месяц, год и видишь какие задачи были отменены и понимаешь, что ты не эффективно поработал, можно было и лучше.

Дополнительные фишки

В LeaderTask есть календарная сетка на каждый день, например кому удобно тот может распределять задачи по часам.

Все задачи и проекты синхронизируются в облаке, а так же со смартфоном в приложении LeaderTask.

У LeaderTask есть бесплатная версия и платная, которая стоит 2490руб. в год. Главные отличие, это то что в платной версии можно создавать неограниченное количество проектов, повторяющиеся задачи, синхронизация со смартфоном. Сначала может показаться, что 2490руб. это дорого, но если поделить на 12 месяцев, то получается всего около 200 рублей в месяц за эффективность и удобство, что не так уж и много.

Так же есть поддержка. Отвечает она не ежечасно, но в течении дня решает проблемы, если они вдруг возникнут. У меня были проблемы с синхронизацией на телефоне, обратился в поддержку, и мне выдали бета версию мобильного приложения, которая еще даже не вышла в Google Play.

За последние 1,5 года было не мало улучшений в дизайне и доработок программы, продукт развивается и это приятно. И как видим, аналогов у него просто нет. Это реально один из самых удобных менеджеров задач, который запал мне в душу. В нем всё просто и к тому же очень функционально. Советую попробовать https://www.leadertask.com/